Cele 10 reguli de politeţe pe email: cum comunicăm ca să nu fim consideraţi bădărani pe Internet şi cum compunem o scrisoare electronică uşor de citit

În urmă cu 30 ani, metoda de corespondenţă era scrisoarea. Trimiteai cel mult una pe zi şi aşteptai să ajungă la destinaţie în următoarea săptămână. Răspunsul venea şi el zece zile mai târziu şi totul avea nişte reguli bine gândite. Email-ul a făcut comunicarea mai simplă şi mai rapidă, dar graba te poate face să pari nepoliticos sau chiar grosolan.

Cuvântul „email“ ca o prescurtare de la „electronic mail“ (n.r. – poşta electronică) nu există oficial în limba română. Chiar şi aşa, el este unul dintre cele mai folosite cuvinte preluate din limba engleză. El poate fi definit drept transmiterea unui mesaj cu ajutorul Internetului.

Nu există un set de reguli scrise şi acceptate de toată lumea, dar utilizatorii care folosesc această metodă de comunicare ştiu deja care sunt acele conveţii general acceptate care te fac să nu pari un bădăran al Internetului.

• 1. Nu trimite email la toată lista, ci pune adresele în BCC

Cu excepţia momentelor în care trimiţi un email la 20-30 colegi de muncă, nu există niciun moment în care este acceptabil să pui mai mult de câteva adrese în câmpul „To:“ (Către:). Un email este similar unei scrisori şi nu poate să aibă mai mulţi de doi-trei destinatari. Lucrezi într-o firmă sau trimiţi un comunicat de presă sau o invitaţie pentru un eveniment? Asigură-te că ascunzi adresele în câmpul „BCC“.

Este modul politicos de a arăta destinatarilor că nu le dezvălui adresa de email şi că nu vrei să faci din acel email o invitaţie pentru spammeri.

• 2. Răspunde la email repede şi scurt

Comunicarea prin email presupune rapiditate, iar răspunsul trebuie să vină la fel de repede, atunci când este cerut. Este de la sine înţeles că nu trebuie să răspunzi la absolut orice email. Unele dintre ele sunt făcute să comunice ceva şi nu trebuie să te simţi obligat să trimiţi înapoi un „Mulţumesc“ sau „Am primit mesajul“.

Pe de altă parte, atunci când un răspuns este aşteptat, asigură-te că îl oferi cât mai repede. În felul acesta, îi vei arăta expeditorului iniţial că îţi pasă de timpul lui. O altă metodă prin care îi transmiţi că te interesează că timpul lui este preţios este să nu trimiţi emailuri mai lungi de două-trei paragrafe.

Uneori, un email scurt (două-trei fraze) este de ajuns pentru a comunica o informaţie. E nevoie să trimiţi un răspuns detaliat dar nu ai timp de el? Nu strică să răspunzi scurt cu un „Am primit emailul. Voi răspunde mâine la prânz“. Este mai elegant decât să nu zici nimic pentru ore întregi.

Pe de altă parte, există şi persoane care tratează emailul ca pe o scrisoare şi nu se grăbesc să-ţi răspundă. Nu este deloc politicos să revii cu acelaşi email sau cu o întrebare de genul „Mi-ai citit emailul?“ câteva ore mai târziu. Lasă destinatarul să citească şi să răspundă în termen de 36-48 de ore şi abia apoi îl întrebi dacă a văzut emailul.

• 3. Subiectul

Este la fel de important ca şi emailul propriu-zis De câte ori ai primit un email intitulat „Informaţii“ sau „Comunicat de presă“ şi ai vrut să-l ştergi imediat? Simplul fapt că numeşti emailul cu un Subiect relevant îl ajută pe destinatar să fie mai atent la el.

Un titlu de genul „Comunicat de Presă – Câştigătorii concursului de fotografie“ este mai incitant decât unul care nu oferă nimic. Subiectul trebuie să anunţe ceea ce urmează, nu să pună destinatarul pe gânduri. Nici nu e nevoie să pomenim că un Subiect în care este scris jumătate din email este la fel de nepoliticos.

Nu vrei să alegi un titlul mai lung de şase cuvinte. E bine de ştiut că nu e normal să începi o discuţie cu un anumit subiect şi apoi să schimbi conţinutul email-ului şi să nu schimbi subiectul.

• 4. Formula de adresare

Da, emailul nu mai este scrisoarea pe care vrei să o începi cu „Mihaela, dragostea mea…“, dar o formulă scurtă de salut este necesară. Este semnul politeţii şi arată interlocutorului că nu are de a face doar cu un mesaj care putea fi trimis prin SMS sau pe WhatsApp.

Elegantul „Bună dimineaţa“, sau mai colocvialele „Salut“ şi „Bună“ sunt de ajuns.

Dacă trimiţi emailul către o oficialitate sau o persoană publică pentru care contează astfel de formule, atunci nu ezita să le foloseşti.

Important este să nu intri direct în corpul emailului pentru că e ca şi cum ai da buzna într-o casă fără să-i saluţi pe cei prezenţi.

• 5. Cum faci un e-mail să fie mai uşor de citit

Secretele email-ului ţin şi de felul în care acesta este scris. Ai un text de 10-15 paragrafe cu multe cuvinte scrise cu roşu, bold, subliniate sau cu fond galben – verde? Probabil că destianarul tău îşi va pierde răbdarea. Oamenii care trimit astfel de e-mailuri au la îndemână o soluţie simplă: tot ce nu se încadrează într-un email de maxim cinci paragrafe poate fi înlocuit cu un telefon.

O altă soluţie este împărţirea lor în mai multe email-uri. Evident, există şi excepţii de la regulă. Misiva electronică îţi va fi citită mai uşor dacă textul este „aerisit“, fără prea multe culori, dar cu pasajele foarte importante scrise în „Bold“ (text îngroşat). Un pasaj nu are mai mult de trei-cinci cuvinte. Nu îl confunda cu un întreg paragraf! Nu ezita să adaugi liste numerotate pentru subiectele diferite abordate.

Important este şi fontul folosit la scris. Cu cât mărimea de literă este mai lizibilă, cu atât vei face emailul mai uşor de parcurs.

• 6. Documentele ataşate şi grija pentru spam

Atunci când serviciile gratuite de email s-au dezvoltat la scară largă, un singur email nu putea să aibă mai mult de 2 MB şi toată căsuţa de email avea 10-20 MB. Spaţiul limitat te obliga să nu trimiţi mai mult de câteva imagini şi acelea trebuiau micşorate.

În 2015 avem căsuţe de email de câte 25 GB şi email-urile pot să ajungă la 25 MB fiecare. Un astfel de e-mail poate să conţină câteva melodii, un video sau zeci de poze la rezoluţie mare. Şi unii destinatari nu ezită să ajungă la limita maximă. Nimic mai nepoliticos! Ai mai mult de două-trei poze de trimis? Foloseşte un serviciu prin care să le ataşezi şi să oferi destinatarului un link de download. iCloud, Dropbox, Google Drive, Sky Drive sau Wetransfer sunt servicii gratuite care îţi găzduiesc documentele pe o periadă llimitată sau pe viaţă.

Emailul ideal nu trebuie să depăşească 3 MB şi asta va îl va face uşot accesibil pe telefonul mobil, chiar şi atunci când conexiunea la Internet lasă de dorit. Un document ataşat este, de obicei, scanat pentru viruşi, dar asta nu înseamnă că el poate să aducă probleme celui care îl descarcă. Tocmai de aceea e bine să eviţi ataşamentele mari.

• 7. Semnătura ajută lumea să te contacteze în afara emailului

Acesta este rolul de bază al unei semnaturi. Vrei să spui cine eşti, ce funcţie ei (dacă e cazul), să adaugi un număr de telefon şi eventual un website. Ai semnatură cu text colorat, poze sau chiar animaţii? Ai bannere prin care faci reclamă? Ai un brăduţ şi vrei să inviţi lumea să nu printeze acel email pentru a salva pădurea? Ai un mesaj prin care anunţi (pe 10 rânduri în limba română şi engleză) că mesajul îi este adresat doar destinatarului şi este confidenţial? Eşti ridicol!

Toate acestea au fost „la modă“ în urmă cu 10-15 ani. Rolul semnăturii nu este legat de politicile companiei pentru care lucrezi, ci doar oferă o cale în plus şi o informaţie despre expeditor. Atunci când semnezi o cerere nu ai pune în ea un mesaj pentru cei care vor să salveze pădurea şi nici o poză cu sigla firmei şi a altor companii afiliate, nu?

• 8. Reply ALL, CC şi BCC

Am amintit deja de ideea de BCC, dar o dezvoltăm în această secţiune. Câmpul „To“ (Către) este destinat doar persoanei sau persoanelor care trebuie să primească, să acţioneze în consecinţă şi să răspundă la email. Atunci când pui o adresă de email în câmpul „CC“ (Carbon Copy / Copie de rezervă), acea persoană ştie că nu trebuie să răspundă, ci doar să citească emailul.

Poţi să alegi această metodă şi atunci când vrei să anunţi pe cineva de o sarcină sau un răspuns solicitat de la destinatar. La „BCC“ (Blind Carbon Copy) ajung toţi cei cărora vrei să le ascunzi adresele de email. Faci asta fie pentru că vrei să-i fereşti de spam, fie pentru că nu vrei ca destinatarul să ştie că acel email este trimis şi către alte persoane în acelaşi timp. Una dintre regulile principale care ţin de bunul-simţ online este să nu dai „Reply ALL“ atunci când răspunzi la un email. Un răspuns, ca şi un email are de obicei un singur destinatar.

• 9. Nu răspunde la email la oboseală, supărare sau la beţie

Un email nu este ca un telefon. Nu trebuie să răspunzi la el imediat şi nici să o faci într-un moment nepotrivit. Nu vei mai putea să iei înapoi cuvintele trimise. Este de bun-simţ să te comporţi civilizat şi în faţa calculatorului.

• 10. Nu uita că poţi să comunici şi altfel

Unii utilizatori uită că pot să sune la telefon, sau să transmită un mesaj prin SMS. Internetul a făcut toate acestea mult mai simple. Pentru poze poţi să foloseşti iCloud Photo Albums sau Dropbox, pentru documente ai Google Docs, iar un video stă mai bine pe YouTube. Mesajele scurte sau discuţiile care cer un răspuns imediat pot fi purtate pe iMessage, WhatsApp, Skype sau Facebook Messenger. Emailul nu va muri, ci se va transforma.

Există aplicaţii care fac din el un sistem complex şi complet cu calendar, memento-uri şi listă de contacte integrate. Important este să nu uiţi că la capătul celălalt al Internetului se află tot un om şi să ai acelaşi bun simţ care îţi este cerut în societate, în interacţiunile faţă în faţă.